学生档案的保密

学生档案的保密

I. 介绍

马科姆社区学院认识到维护每个学生个人记录的重要性, which present authentic evidence of the events 和 actions, which both contribute to 和 confirm the student's educational progress; 和 to facilitate the intelligent 和 purposeful direction necessary to the achievement of the educational goals of the student in a college setting.

州和联邦法律管辖由学院维护的学生记录的发布和披露. 这些指导方针的目的是为现行法律提供合理的解释，并保护学生的隐私权. 这些指导方针有双重目的.

1. 为了保护学生对学院有关学生的信息的隐私权, 和
2. 在联邦和州法律规定的范围内，为学院有效运作所必需的信息发布或披露提供指导方针.

II. 家庭教育权利和隐私法(FERPA)下的学生权利通知

的 Family Educational Rights 和 Privacy Act (FERPA) affords students certain rights related to their educational records. 它们是:

1. 有权在学院收到访问请求之日起45天内检查和审查教育记录. 学生必须向注册主任/注册服务主任提交一份书面请求，确定要检查的记录. 学院将安排访问，并通知学生可以检查记录的时间和地点. 如果收到请求的学院官员没有保存记录, 该官员应告知该学生应向其提出请求的正确官员.
2. 有权要求修改学生认为不准确或误导的教育记录. 学生可以要求学院修改被认为不准确或具有误导性的记录. 的 student should write the 大学 official responsible for the record, clearly identifying the part of the record to be changed, 和 specify why it is inaccurate or misleading. If the 大学 decides not to amend the record as requested by the student, 学院将通知学生有关决定，并告知学生有权就修改请求举行听证会. 下文第7节概述的有关听证程序的其他信息, Requests to Amend an Educational Record - Hearing Procedures, will be provided to the student when notified of the right to a hearing.
3. 同意披露学生教育记录中包含的个人身份信息的权利, except to the extent that FERPA authorizes 信息披露 without consent. 一个例外, 哪些允许未经同意的披露, is 信息披露 to school officials with legitimate educational interests. A school official is a person employed by the 大学 in an administrative, 监督, 学术, or support staff position (including law enforcement unit 和 health staff); a person or company with whom the 大学 has contracted (such as an attorney, 审计师, or collection 机构); a person serving on the 校董会; or a student serving on an official committee, such as disciplinary or grievance committee, or assisting another school official in performing their tasks. 如果学校官员为了履行其职业责任而需要审查教育记录，则学校官员具有合法的教育利益. 要求, 为方便学生转学和入学，学院未经其他学校管理人员同意，擅自披露学生的学习记录.
4. 有权就Macomb社区学院未能遵守FERPA的要求向美国教育部提出申诉. 的 complaint can be sent to the following office that administers FERPA:

   家庭政策遵从处
   U.S. 教育部
   西南独立大道600号
   华盛顿特区20202-4605
   

3. Directory Information as Defined by 365体育APP

365体育APP defines "directory information" as:

1. 一个学生的名字，
2. 主修领域:
3. Participation in officially recognized activities 和 sports,
4. Weight 和 height of members of athletic teams,
5. 出席日期;
6. 获得的学位和奖项;
7. Most recent education 机构 or institution attended.

学院可以在学院出版物中包括学生的目录信息，或者在未经学生同意的情况下向公众发布这些信息，除非学生以书面形式告知学院他们的目录信息是保密的. This notice must be sent, delivered in person or emailed to the Office of 记录 & 登记, Attn: Registrar, 365体育APP, 14500 E. 12英里路，沃伦，密歇根州48088-3896或 registrar@airportcarsonline.com.

口头或书面要求学生的目录信息必须直接到记录办公室 & 登记. 记录 & 注册将在时间允许的情况下作出回应. 注册局保留拒绝任何索取目录信息的要求或对应要求提供的信息收取费用的权利.

IV. 所罗门修正案目录信息

3月29日生效, 1997, 学校应要求向国防部提供访问目录信息的权限. 学生可以书面要求拒绝向国防部发布任何或所有这些信息. Such a request should be sent to the Office of 记录 & 登记, Attn: Registrar, 365体育APP, 14500 E. 12英里路，沃伦，密歇根州48088-3896或 registrar@airportcarsonline.com.

V. 隐私法公告 

根据1974年的隐私法, 特此通知学生，在马科姆社区学院注册时必须披露他们的社会安全号码. Social security numbers are 使用d: (1) to verify the identity of students, (2)保持, maintain 和 access the records of students, (3)用于学生经济援助和法律规定的其他福利. 根据1997年的纳税人救济法案，学院必须向国税局报告其学生的社会安全号码.

As part of 365体育APP's instructional program improvement efforts, 和 to meet the requirements of the Carl D. Perkins Vocational 和 Technical Education Act, Sect 113 和 the 劳动力 Investment Act of 1998, 第122节, 马科姆社区学院将使用其学生的社会安全号码来汇编某些数据，以改进教学计划和报告卡尔D .的要求. Perkins Vocational 和 Technical Education Act, Section 113 和 the 劳动力 Investment Act of 1998, 第122节.

VI. 《365体育APP》中关于披露机密记录的规定

1. Disclosure of Confidential Information to the Student
   
   学生可以检查, 通过提交书面请求，查看或获取其教育记录的复印件, 学生签名, to the 注册主任/注册服务主任. 注册主任/注册服务主任将为学生安排查看记录的时间和日期, 或在收到申请后的45天内向学生提供要求的记录复印件. 的 大学 may permit a student to inspect, 审查, 或在收到该学生本人的成绩单后，获取其教育记录的复印件, 口头请求. 然而, 学生必须, 如果请求, 提供带照片的身份证明, which may be photocopied 和 kept in the student's file, before 审查ing or receiving a copy of their educational record.

   Students may request photocopies of their records at a cost of $6.00 for transcripts 和 25 cents a page for other documents.

2. Disclosure of Confidential Information to Third Parties
   
   Except to the extent FERPA authorizes 信息披露 without consent, 只有在学生事先书面同意的情况下，才会向第三方披露学生教育记录中包含的个人身份信息. 的 consent must (1) identify the individual, 机构, or classes of individuals or agencies to whom the information is to be made available; 和 (2) specify the records to be 释放d.

   FERPA授权在各种情况下未经学生同意的情况下披露学生教育记录中包含的个人身份信息. 学院可以披露这些信息:(1)向其他马科姆社区学院官员, 包括教师, whom the 大学 has determined to have legitimate educational interests; (2) to officials of another school where a student seeks or intends to enroll; (3) to the Comptroller General of the United States, 教育部长, or state 和 local educational authorities; (4) in connection with financial aid for which the student has applied or which the student has received; (5) to organizations conducting studies for, 或代表, educational agencies or institutions to develop, 验证, or administer predictive tests; administer student aid programs; or improve instruction; (6) to accrediting organizations to carry out their accrediting functions; (7) to parents of a dependent student, as defined in Section 152 of the Internal Revenue Code of 1954; (8) to comply with a judicial order or lawfully issued subpoena; (9) to persons in connection with a health or safety emergency; (10) information designated "directory information;" (11) to an alleged victim of any crime of violence of any disciplinary proceeding conducted by an institution of post secondary education against the alleged perpetrator of that crime.

3. 家长访问学生记录
   
   A parent does not automatically have access to their child's student records. 高等教育机构实施1974年《365bet体育在线网址》的指导方针，经修订，1995年修订版, 声明:“在中学以上水平, parents have no inherent rights to inspect a student's education records.“一般来说，学生必须同意公布他们的教育记录. In the event that a student is a legal dependent, 根据《365bet体育在线网址》的定义, the parent may assert the right to 审查 the education records, but only upon presentation of a copy of the appropriate IRS form (e.g., most recent tax return), documenting dependent status. 的 大学 may keep a photocopy of the IRS form in the student file.
   
   
4. 发布资料表格
   
   任何要求查阅或复制学生教育记录的人必须提交一份"发布资料表格学生签名. 的 form may be printed from the student’s 365bet体育在线网址 account, 记录 & “注册服务”选项卡. 和所有审查记录的请求一样, 任何要求查阅学生记录的人都必须提供带照片的身份证明，该身份证明可以影印并保存在学生档案中.
   
   
5. 保护学生档案声明
   
   所有马科姆社区学院的员工都必须保护学生记录的隐私，并遵守以下原则:
   
   
   • 学院信息系统应只包含完成学院使命所必需的学生数据.
   • 保护学生资料是每一位知悉该等资料的职员的责任.
   • Due care shall be exercised to protect student data from unauthorized 使用, 信息披露, 改变或破坏.
   • 适用于存储的联邦和州法律以及学院的政策和程序, 保留, 使用, 释放, 运输, 和 destruction of student data shall be followed.
   • 在报告任何违反安全或破坏安全措施时，应遵循学院的程序.
   • 这一原则声明适用于学院的所有领域，所有处理此类信息的人都必须遵守.
   • 教职员工需要计算机化的学生数据为正式的学院业务将提供访问. 的 term "access" means to read or 审查 student data. It does not include the ability to create or modify data.
   • Certain areas of the 大学 that store 和 maintain student data, 不管电脑化与否, may have individual guidelines which will supplement, 但不是替代, 这个原则陈述.
   • Any 365体育APP employee engaging in unauthorized 使用, 信息披露, 违反本原则声明更改或销毁学生资料，将受到适当的纪律处分, 包括解雇.

7. Request to Amend an Educational Record-Hearing Procedures

If a student is denied access to their record 和 is unable to obtain correction, or if they contest the factual accuracy of their record, 他们可以要求举行听证会. If, 作为听证会的结果, it is determined that the record is factually inaccurate, 应对其进行修改，并将不准确的材料销毁(如果不违反审计保存记录的责任)或加以注释，以表明错误的性质、来源和更正日期.

1. If a student challenges the content of the record, 马科姆社区学院将尝试通过与注册主任/注册服务主任的非正式会议来解决此类争议, 学生成功主任, 并在10天内收到符合条件的学生.
2. 如果争议不能由注册主任/注册服务主任和学生成功主任解决, a second hearing may be held with the Vice President, 学生服务. 符合条件的学生应获得充分和公平的机会，就所提出的问题提供证据，并应在与副校长的听证会结束后45天内以书面形式作出决定, 学生服务.

学生如欲对教育记录内容进行程序性听证，应以书面形式向注册主任/注册服务主任提出请求. 书面请求必须明确指出学生认为不准确的信息, misleading or otherwise violates the privacy of the student; state the reason or reasons for challenging the portion of the record identified; 和 state the remedy sought, which may be either the correction or deletion of the information challenged. 的 substantive judgment of a faculty member about a student's work, 表现为在课程中分配的分数和对学生工作的其他评价, 不属于此类听证的范围吗. Hearings shall be limited to the factual accuracy of the record.

8. Information Maintained by 365体育APP

2001年10月批准
2023年10月修订